Tipps vom Veranstaltungsprofi Stefan Riepe
- Versucht zu erfühlen, worum es gehen soll und wie das umzusetzen ist. Was soll inhaltlich erreicht werden und wie kann das in der Inszenierung und der Produktion erreicht werden?
- Klärt dafür euer Why und euer How.
- Warum macht ihr diese Veranstaltung für diese Zielgruppe?
- Welche Erwartungen und Bedürfnisse haben die Leute, die durch diese Veranstaltung erfüllt werden sollen?
- Warum braucht es dafür genau dieses oder jenes Veranstaltungsformat?
- Warum macht ihr sie digital, analog oder hybrid?
- Geht nicht wissend in die Planung einer Veranstaltung hinein, sondern fragend.
- Versucht nicht bei bekannten (und bewährten) Formaten lediglich die Inhalte auszutauschen. Fragt euch lieber immer wieder, ob der Ansatz, den ihr einst gewählt habt, noch passt.
- Es muss sich richtig anfühlen. Man kann keine Veranstaltung nach Schema F planen oder weil das schon immer so gemacht wurde (Stefans Lieblings-Hasssätze: „Das haben wir immer schon so gemacht.“ Und „Das haben wir noch nie so gemacht.“). Veranstaltungen müssen stimmig sein.
- Versucht innere Bilder zu erzeugen und diese mit allen anderen Beteiligten kongruent zu kriegen.
- Veranstaltungen müssen auch auf emotionaler Ebene ansprechen und nicht nur den Kopf. Wenn Veranstaltungen die Emotionen nicht ansprechen, kann man sie auch gleich lassen. Welche Emotionen soll die Veranstaltung hervorrufen?
- Welche Geschichte wollen wir erzählen und welche Anknüpfungsmöglichkeiten gibt es für die Leute, die dann da sind?
- Es braucht den Raum, der das Teilen von Geschichten begünstigt.
- Plant Pausen als Bedürfnis mit ein. Veranstaltungen sind auch immer ein Ort, an dem man sich vergewissern kann, dass man nicht allein ist. Es ist wichtig Raum für Begegnungen, Austausch – und auch echte Umarmungen – zu haben.
- Manchmal muss man neben dem Erfühlen auch erbeten, welche Form eine Veranstaltung haben soll. Geht auch während der Planung immer wieder ins Gebet und fragt: Was sollen wir tun? Ist unser Vorhaben das, was es sein soll oder wäre gerade eigentlich was ganz anderes dran?
- Wählt die Location bewusst aus: Macht ihr Veranstaltungen immer in der Kirche, weil ihr kein Geld für einen anderen Ort habt oder gibt es auch eine inhaltliche Begründung dafür? Und wenn ihr an einen anderen Ort geht, macht ihr das nur, weil es cool ist, an diesem Ort zu sein oder darf dieser Ort auch wirklich sprechen? Nur wenn der Ort sich selbst inszenieren darf, ist es wirklich sinnvoll.
- Fragt euch: Werden die Bedürfnisse der Leute, die da kommen erfüllt. Ist klar, wo es Kaffee gibt, wo die Toiletten sind? Oder brauchen die Leute, die zu euch kommen, direkt erstmal einen emotionalen Input? Versucht die Veranstaltung im Geiste durchzugehen aus Sicht von jemanden, der sie erlebt. Und erst wenn die Grundbedürfnisse beruhigt und befriedigt sind, entsteht überhaupt erst die Möglichkeit, sich für andere Erfahrungen zu öffnen.
- Legt Wert auf Details. Alles sollte zeigen: Hier bist du willkommen.
- Medium is the message: Macht euch bewusst, je nachdem, welchen Kanal ihr nutzt, erzielt ihr unterschiedliche Erfolge oder Misserfolge mit der Botschaft. Es ist eine Personalityfrage. Die Botschaft muss zum Medium passen. Es geht um Authentizität.
- Demütig sein: „Ich würde mir nie anmaßen zu wissen, wie eine richtig gute Veranstaltung geht. Ich glaube an den Prozess an dieser Stelle.“
- Geht möglichst ergebnisoffen an die Planung ran und zieht ggf. rechtzeitig die Reißleine: Dazu gehört auch, dass man sich irgendwann ggf. eingesteht: Wir haben eine super Idee und es fühlt sich auch richtig gut an, aber wir haben leider nicht das Budget dazu. Anstatt ne abgespeckte Version zu planen, kann es besser sein, die Veranstaltung für einige Zeit zu verschieben, bis man das Budget hat und dann auch zu dem Ergebnis kommt, was man sich gedacht hat.
- Plant Veranstaltungen nicht unter zu großer Anstrengung und Stress. „Es kann passieren, dass man unterwegs merkt, dass die geplante Veranstaltung das Know-how oder die eigenen Kapazitäten und Ressourcen übersteigt. So eine Veranstaltung kann dennoch funktionieren, aber ich bin davon überzeugt, dass man das merkt.“
- „Für kirchliche Veranstaltungen wünsche ich mir, dass zukünftig nichts mehr ohne Empathie und Mission geplant wird.“ Dabei müssen sich Kirchen auch immer fragen: Was können wir wie verantworten?
- „Ich glaube, dass uns Hygienekonzepte und auch Sicherheitskonzepte dauerhaft begleiten werden. Das ist anstrengend, gehört von nun an aber dazu.“
All diese Tipps sind auch nachzuhören im Frischetheke-Podcast Nr. 53. Dort erzählt Stefan Riepe Katharina Haubold und Rolf Krüger von seinen Learnings aus dem legendären Kirche²-Kongress und der Corona-Pandemie.